Como escrever um e-mail convincente

Por Natasha Romanzoti

E-mails são o documento mais comum no mundo dos negócios hoje. Infelizmente, muitos e-mails são tão mal escritos que os destinatários mal conseguem descobrir por que eles o estão lendo e o que deveriam responder.
Confira métodos infalíveis para escrever e-mails convincentes:

Tenha uma decisão específica em mente

O objetivo de um e-mail é sempre fazer com que o destinatário(s) tome uma decisão de algum tipo. Caso contrário, por que se preocupar em escrevê-lo? Portanto, antes de escrever qualquer coisa, pergunte-se: exatamente o que eu quero que o destinatário faça?
Como acontece com toda a escrita de negócios, impreciso é o oposto de útil. Quanto mais claro for seu objetivo, mais convincente será seu e-mail.

Comece por escrever a sua conclusão

Sua conclusão é uma declaração da decisão que você quer que o destinatário tome, com base no conteúdo do seu e-mail.
Na escola, você foi provavelmente ensinado a começar uma redação com uma introdução, desenvolvê-la e chegar a uma conclusão final.
No entanto, ninguém no mundo dos negócios tem tempo para passear por meio do desenvolvimento de uma ideia. Se você não disser de cara a razão para o seu e-mail, as chances maiores são de que as pessoas vão simplesmente ignorá-lo e seguir em frente.
Então, comece com a sua conclusão. Por exemplo, suponha que o seu objetivo é pedir que o seu chefe aprove uma academia no ambiente de trabalho.
ERRADO:
Jim,
Como você sabe, absenteísmo é geralmente reconhecido como um problema permanente, com um impacto financeiro acentuado, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas de nossa indústria. [Blá blá blá] Portanto, devemos considerar alocação de dinheiro para a instalação de uma academia em nossa sede.
CORRETO:
Jim,
Gostaria que você aprovasse a instalação de uma academia em nossa sede [Blá blá blá].

Estruture seu argumento de apoio em “pedaços de fácil digestão”

Uma vez que você declarou a sua conclusão, divida os argumentos que a sustentam (ou seja, que sustentam a decisão que você quer que seja feita) em pedaços ou blocos, para torná-los “digeríveis”. Apresente cada ponto com um formato e estrutura semelhantes. Por exemplo:
ERRADO:
De acordo com um relatório do governo publicado recentemente, aptidão física de grupo é extremamente importante, embora muito poucas empresas realmente demonstrem um compromisso com ela! Muitas empresas identificam a aptidão física como um recurso competitivo desvalorizado, mas não têm um plano de melhoria nesta área, apesar de aptidão física estar fortemente ligada ao sucesso econômico corporativo e individual. Acredito que, se não resolvermos a questão da aptidão física, uma vez que aumenta a produtividade no local de trabalho, vamos ficar para trás.
CORRETO:
Um centro de fitness irá:
- Reduzir o absenteísmo.
- Aumentar a produtividade global.

Reforce cada argumento com evidências e dados

A menos que você forneça fatos que apoiem seus argumentos, seu e-mail torna-se uma simples opinião e, portanto, aos olhos do destinatário, você provavelmente vai parecer uma pessoa atrás de um interesse pessoal – ou pior. Confira um exemplo:
ERRADO:
Um centro de fitness irá reduzir o absenteísmo, porque as pessoas vão querer vir para o trabalho, em vez de ficar em casa, e não vão ficar tão doentes.
CORRETO:
- Reduzir o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa nacional do Instituto de Saúde com 1.000 empresas, companhias com academia indoor experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não têm tais instalações.

Repita sua conclusão com uma “chamada à ação”

No final do e-mail, reafirme sua conclusão de uma forma que forneça ao destinatário o próximo passo que ele deve tomar, assumindo que ele agora concorda com a sua conclusão, com base na força de seus argumentos e evidências. Mantenha esse “chamado” simples e específico.
ERRADO:

Seu apoio para este projeto seria muito apreciado.
CORRETO:
Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, vou iniciar o processo de instalação de uma academia.

Coloque um benefício na linha de “assunto”

Sua linha de assunto (título do e-mail) é a parte mais importante do e-mail, e é por isso que você a deve escrever por último, depois de ter escrito tanto sua conclusão quanto os argumentos e evidências que o suportam.
O assunto ideal deve fazer duas coisas importantes: despertar interesse suficiente do destinatário para que o e-mail seja aberto e lido, e sugerir a conclusão que você quer que o destinatário aceite.
Na maioria dos casos, a melhor maneira de realizar as duas tarefas é encapsular um benefício (ou benefícios) que irá resultar da decisão que você gostaria que o destinatário fizesse no assunto. Por exemplo:
ERRADO:
Assunto: O impacto na saúde de programas internos de fitness para empregados
CORRETO:
Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo

Veja claramente a diferença entre os dois e-mails na íntegra:

ERRADO:

Para: Jim@Acme.com

Assunto: O impacto na saúde de programas internos de fitness para empregados
Jim,
Como você sabe, absenteísmo é geralmente reconhecido como um problema permanente, com um impacto financeiro acentuado, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas de nossa indústria. Um centro de fitness irá reduzir o absenteísmo, porque as pessoas vão querer vir para o trabalho, em vez de ficar em casa, e não vão ficar tão doentes. Portanto, devemos considerar alocação de dinheiro para a instalação de uma academia em nossa sede. Seu apoio para este projeto seria muito apreciado.
Jill
CORRETO:

Para: Jim@Acme.com

Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo
Jim,
Gostaria que você aprovasse a instalação de uma academia em nossa sede. Eis por quê:
- Reduz o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa nacional do Instituto de Saúde com 1.000 empresas, companhias com academia indoor experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não têm tais instalações.
- Aumenta a produtividade. Temos 50% mais absenteísmo do que outras empresas do nosso setor, de forma que reduzir esse número em 20% automaticamente aumentará a nossa produtividade em 10%.

Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, vou iniciar o processo de instalação de uma academia